L'automatisation e-mail vers chargement, au cœur de X-TMS
TED transforme votre boîte mail en exploitant de nuit. Les confirmations de tarif entrent, les chargements brouillons aux champs déjà renseignés sortent — le tout dans la plateforme X-TMS.
Le backlog du matin des confirmations de tarif — et comment X-TMS l'élimine
Chaque matin, vos exploitants se débattent avec des dizaines de confirmations de tarif tombées pendant la nuit. PDF de courtiers, photos envoyées par les chauffeurs, e-mails en texte brut des clients. Chacune doit être lue, dépouillée puis ressaisie dans le TMS. Origine, destination, tarif, poids, marchandise, dates — encore et encore.
Le temps que la pile soit traitée, la matinée est consumée. Les premiers chargements partent en retard. Les chauffeurs attendent. Les clients râlent.
TED (Transport Email Dispatcher) supprime purement et simplement l'étape de saisie manuelle. Connectez le compte Gmail auquel les courtiers écrivent déjà : TED lit ce qui arrive, en extrait tous les champs et laisse un chargement brouillon prêt — en continu, avec le PDF d'origine attaché.
Comment ça marche
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1
Configurez votre boîte mail dédiée TED
Vous connectez un compte Gmail — un par division — en un seul clic OAuth. Pas de nouvelle adresse, pas de migration de boîte, pas de règle de redirection : les courtiers continuent d'écrire à l'adresse à laquelle ils écrivent déjà. TED regarde toutes les quelques minutes, 24 h/24.
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2
Les courtiers envoient leurs confirmations de tarif
Les courtiers joignent des PDF, des images ou collent le texte de la confirmation — exactement comme d'habitude. Aucun changement à leur workflow.
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3
L'IA analyse chaque pièce jointe
PDF, PNG, JPEG, texte brut — tous les formats sont gérés. L'IA extrait origine, destination, tarif, poids, marchandise, type de matériel, fenêtres d'enlèvement et de livraison, numéros de référence et contacts.
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4
Les chargements tombent dans votre tableau de dispatch
L'offre devient un chargement en brouillon — courtier, arrêts, dates et taux déjà renseignés, PDF d'origine attaché. Rien n'est dispatché tout seul : le brouillon attend un exploitant, et une mise à jour de statut qui arrive ensuite est proposée, jamais appliquée, tant que personne ne la confirme.
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5
L'exploitant vérifie et dispatche
Il confirme les données extraites et affecte le chauffeur. Temps total par chargement : 30 à 90 secondes au lieu de 5 à 10 minutes.
En chiffres
Ce qui est inclus
- Un compte Gmail connecté par division, via OAuth
- Analyse PDF + images (PNG/JPG) + texte brut
- Extraction de tous les champs standard : origine, destination, tarif, poids, marchandise, dates, références, contacts
- Création automatique du chargement dans X-TMS
- Les mises à jour de statut sont rattachées au chargement et proposées à confirmer en un clic
- Notification de l'exploitant à chaque nouveau chargement
- Mise à jour des chargements existants en cas d'e-mail de suivi (avenants, changements de statut)
- Synchronisation documentaire — le PDF ou l'image d'origine est joint au chargement
- Score de confiance par chargement pour identifier les champs à revoir
- Webhook API pour vos workflows en aval
Idéal pour
Éliminez le backlog matinal — commencez la journée avec un tableau propre.
Les confirmations nocturnes deviennent des chargements automatiquement, prêts pour le matin.
Un seul exploitant peut traiter 3 à 5 fois plus de volume.
Le même moteur fonctionne pour la paperasse entrante côté transporteur.
À quoi s'attendre lors du déploiement
La plupart des équipes sous-estiment le travail humain et organisationnel qui entoure toute nouvelle technologie. TED est techniquement très simple à activer, mais un déploiement réussi bénéficie toujours d'un effort court et coordonné entre le dispatch, la DSI et la direction. Voici ce que l'on observe sur les déploiements qui réussissent.
Semaine 0 — Alignement des parties prenantes
Identifiez un référent interne unique pour le déploiement. Confirmez l'indicateur que vous voulez améliorer (appels passés par jour, heures économisées par exploitant, délai chargement-chauffeur, durée du cycle de règlement — selon votre cas). Alignez la direction, les responsables dispatch et les chauffeurs concernés sur ce qui change et pourquoi. Une ou deux réunions courtes suffisent, pas des semaines.
Semaine 1 — Mise en place du pilote
Connectez TED à un périmètre restreint au départ — un exploitant, un axe ou un sous-ensemble de clients. Vérifiez que l'intégration se comporte comme prévu sur vos données réelles. Recensez les cas particuliers de vos opérations que la configuration standard n'avait pas prévus. Le support X-TMS reste disponible tout au long de cette phase.
Semaines 2 à 4 — Montée en charge progressive
Étendez à davantage d'exploitants, d'axes ou de volume. La plupart des équipes passent en production complète en 2 à 4 semaines après le pilote initial. Suivez l'indicateur défini en Semaine 0 ; c'est le signal honnête qui dit si le déploiement fait ce pour quoi vous l'avez choisi.
En continu — Itérer
Passez en revue TED chaque mois avec votre équipe pendant le premier trimestre. Ajustez la configuration (critères, seuils, pondérations) selon ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. C'est normal — tout workflow piloté par l'IA bénéficie de quelques itérations le temps d'apprendre votre exploitation.
Pièges courants à éviter
Faire l'impasse sur le pilote. Les équipes qui tentent de tout basculer d'un coup le premier jour découvrent les cas particuliers au pire moment — en pleine charge opérationnelle. Un pilote d'une semaine évite ce scénario.
Aucun indicateur de réussite défini. Si vous ne savez pas définir ce que serait un « bon » résultat, vous ne saurez pas si le déploiement a réussi. Choisissez un chiffre et suivez-le.
Traiter l'IA comme une boîte noire. TED expose le raisonnement derrière chaque recommandation. Profitez-en pendant les premières semaines — votre équipe apprend la logique de l'IA, et l'IA apprend les préférences de votre équipe.
Questions fréquentes
Et si la confirmation est scannée à la main, en mauvaise qualité ?
TED traite correctement plus de 90 % des scans lisibles. Pour les scans dégradés, les champs à faible score de confiance sont remontés à l'exploitant plutôt qu'écartés en silence.
TED gère-t-il les confirmations de tarif en plusieurs langues ?
Oui. TED a été testé avec des confirmations en français, anglais, espagnol, allemand et polonais. D'autres langues peuvent demander une brève phase de réglage.
Que se passe-t-il si deux e-mails concernent le même chargement ?
TED détecte les avenants via le numéro de chargement, la référence ou la similarité du contenu, et met à jour le chargement existant plutôt que d'en créer un doublon.
Combien de temps prend la mise en place ?
La plupart des clients sont en production avec TED en moins de 24 heures. Connecter le compte Gmail tient en un clic OAuth ; l'heure passe à indiquer à TED quels domaines de courtiers surveiller et quel type de matériel prendre par défaut.
TED remplace-t-il mes exploitants ?
Non. TED supprime l'étape de saisie pour que vos exploitants consacrent leur temps aux arbitrages (choix du transporteur, gestion des exceptions, relation client) plutôt qu'à la frappe.
La confirmation d'origine est-elle conservée ?
Oui. Chaque PDF ou image analysé est joint à la fiche du chargement pour la traçabilité et la gestion des litiges.