Politique de Confidentialité

1. Introduction

Chez SNX Solution LLC, exerçant sous le nom commercial X-TMS, la protection de la vie privée de nos utilisateurs constitue l'une de nos priorités principales. La présente Politique de Confidentialité décrit la manière dont nous collectons, utilisons, divulguons et protégeons vos informations lorsque vous visitez notre site web à l'adresse https://xtms.app, utilisez notre plateforme, nos applications mobiles ou interagissez avec nos services (collectivement, la « Plateforme »).

SNX Solution LLC (X-TMS) agit en qualité de responsable du traitement des données à caractère personnel traitées par le biais de la Plateforme. La présente politique s'applique à toutes les informations collectées par le biais de nos services en ligne, y compris les données traitées par les intégrations de tiers connectées à la Plateforme. En utilisant X-TMS, vous consentez aux pratiques en matière de données décrites dans la présente politique.

2. Informations que nous collectons

Nous collectons des informations par le biais de plusieurs canaux afin de fournir et d'améliorer nos services :

• Inscription au compte : Lors de la création de votre compte, nous collectons votre nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, raison sociale, numéros DOT/MC et toute autre information professionnelle nécessaire à la mise en place du compte et à la conformité réglementaire.
• Soumissions de contact : Lorsque vous nous contactez via des formulaires de contact, des demandes de démonstration ou par e-mail, nous collectons votre nom, adresse e-mail, numéro de téléphone et le contenu de votre message.
• Utilisation de la plateforme : Lorsque vous utilisez le système, nous collectons les données relatives aux chargements, aux opérations de flotte, aux enregistrements de dispatch, à la facturation, aux affectations de conducteurs, aux dossiers de maintenance, aux inspections de sécurité et toute autre information professionnelle que vous saisissez.
• Télématique véhicules et flotte : Par le biais d'intégrations avec des fournisseurs de télématique (tels que Samsara), nous collectons des données de géolocalisation GPS en temps réel, des diagnostics véhicules, des données de consommation de carburant, des heures moteur et des indicateurs de comportement des conducteurs à des fins de gestion de flotte et de conformité en matière de sécurité.
• Données de localisation de l'application mobile : Avec votre autorisation, notre application mobile collecte des données de localisation à des fins de suivi des chargements et de gestion de flotte. Les données de localisation sont utilisées exclusivement à des fins opérationnelles et ne sont pas partagées avec des tiers, sauf si la loi l'exige ou avec votre consentement explicite.
• Traitement de documents : Lorsque vous téléchargez des documents tels que des confirmations de tarifs, des lettres de voiture ou d'autres documents d'expédition, nous traitons ces documents à l'aide de services d'intelligence artificielle pour en extraire les données pertinentes. Les données extraites sont stockées dans votre compte à des fins opérationnelles.
• Données réglementaires et publiques : Nous pouvons collecter des données publiquement accessibles auprès de bases de données réglementaires telles que la FMCSA (Federal Motor Carrier Safety Administration) afin de vérifier les accréditations des transporteurs, les notations de sécurité et le statut de conformité.
• Enregistrements de communications : Lorsque des fonctionnalités vocales ou de messagerie sont utilisées par le biais de la Plateforme (via des prestataires tiers tels que Twilio), des métadonnées et des enregistrements d'appels peuvent être collectés à des fins d'assurance qualité et de résolution de litiges.

3. Base juridique du traitement (RGPD)

Si vous vous trouvez dans l'Espace économique européen (EEE) ou au Royaume-Uni, nous traitons vos données à caractère personnel sur les bases juridiques suivantes :

• Exécution du contrat : Traitement nécessaire à la fourniture des services de la Plateforme auxquels vous avez souscrit, y compris la gestion de compte, le dispatch de chargements, le suivi de flotte, la facturation et le support client.
• Intérêt légitime : Traitement nécessaire à nos intérêts commerciaux légitimes, notamment l'amélioration de nos services, la détection de la fraude, la sécurité de la plateforme et la réalisation d'analyses, dans la mesure où ces intérêts ne prévalent pas sur vos droits en matière de protection des données.
• Obligation légale : Traitement nécessaire au respect des lois et réglementations applicables, y compris les réglementations en matière de sécurité des transports (FMCSA, DOT), les obligations fiscales (IFTA) et les lois sur la protection des données.
• Consentement : Lorsque cela est requis, nous obtenons votre consentement avant le traitement, notamment pour le suivi de localisation mobile, les communications marketing et le traitement optionnel de documents par IA. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en nous contactant.

4. Comment nous utilisons vos informations

Nous utilisons les informations collectées aux fins suivantes :

• Exploitation, maintenance et amélioration de la plateforme X-TMS
• Fourniture d'un support client et réponse aux demandes de renseignements
• Traitement des transactions, des factures et gestion de votre compte
• Gestion de flotte, opérations de dispatch et suivi des chargements
• Traitement de documents assisté par IA et extraction de données à partir de documents téléchargés
• Vérification de la conformité réglementaire (FMCSA, DOT, IFTA)
• Développement de nouvelles fonctionnalités et amélioration des services existants
• Envoi de communications, mises à jour et notifications relatives au service
• Détection et prévention de la fraude, des abus et des incidents de sécurité
• Génération de rapports, d'analyses et de veille décisionnelle pour votre compte
• Respect des obligations légales et application de nos conditions

5. Données de journalisation

Comme la plupart des services en ligne, X-TMS collecte des informations standard de journalisation du serveur lorsque vous accédez à notre plateforme. Cela inclut votre adresse IP, le type et la version de votre navigateur, votre fournisseur d'accès Internet (FAI), les pages de référence et de sortie, les horodatages et les schémas de navigation. Ces données sont utilisées à des fins d'analyse, de surveillance de la sécurité et d'amélioration des performances de la plateforme.

6. Cookies et technologies de suivi

X-TMS utilise des cookies et des technologies de suivi similaires pour améliorer votre expérience :

• Cookies essentiels : Nécessaires à l'authentification, à la gestion des sessions et au fonctionnement de base de la plateforme. Ils ne peuvent pas être désactivés.
• Cookies analytiques : Nous aident à comprendre comment les utilisateurs interagissent avec notre plateforme afin d'améliorer les performances et la convivialité.
• Cookies de préférences : Mémorisent vos paramètres et préférences (par exemple, la langue, les options d'affichage) entre les sessions.

Vous pouvez gérer vos préférences en matière de cookies via les paramètres de votre navigateur. La désactivation des cookies essentiels peut affecter le fonctionnement de la plateforme.

7. Prestataires de services tiers et partage de données

X-TMS partage des données avec des prestataires de services tiers dans la stricte mesure nécessaire au fonctionnement de la Plateforme. Nous ne vendons pas vos données à caractère personnel à des tiers. Les catégories de prestataires suivantes peuvent recevoir ou traiter vos données :

• Traitement des paiements : Stripe, Inc. traite toutes les transactions de paiement. X-TMS ne stocke pas les numéros de carte de crédit ni les coordonnées bancaires. Les pratiques de confidentialité de Stripe sont régies par la Politique de Confidentialité de Stripe.
• Télématique de flotte : Samsara, Inc. fournit le suivi GPS des véhicules, les données télématiques et les données ELD. Les données partagées comprennent les identifiants des véhicules et les affectations de conducteurs nécessaires à l'intégration du suivi de flotte.
• Traitement de documents par IA : Google (Gemini), OpenAI et Anthropic (Claude) traitent les documents téléchargés tels que les confirmations de tarifs pour l'extraction automatisée de données. Le contenu des documents est transmis à ces prestataires aux fins de traitement et n'est pas conservé par ceux-ci au-delà de la session de traitement, sous réserve de leurs politiques de confidentialité respectives.
• Services d'e-mail : Twilio SendGrid assure la distribution des e-mails transactionnels et de notification en notre nom. Les adresses e-mail des destinataires et le contenu des messages sont partagés à des fins de distribution.
• Communications vocales : Twilio fournit les services vocaux et de messagerie. Les métadonnées d'appel et les enregistrements (si activés) sont traités par Twilio.
• Infrastructure cloud : Notre Plateforme est hébergée sur des fournisseurs d'infrastructure cloud qui stockent et traitent toutes les données de la Plateforme dans le cadre d'obligations contractuelles strictes en matière de protection des données.

Tous les prestataires tiers sont liés par des accords de traitement des données et il leur est interdit d'utiliser vos données à des fins autres que la fourniture de services à X-TMS.

8. Transferts internationaux de données

X-TMS traite principalement les données aux États-Unis. Si vous accédez à la Plateforme depuis l'extérieur des États-Unis, y compris depuis l'Espace économique européen (EEE), le Royaume-Uni ou d'autres juridictions disposant de lois sur la protection des données, vos données seront transférées et traitées aux États-Unis.

Pour les transferts depuis l'EEE/le Royaume-Uni, nous nous appuyons sur les Clauses Contractuelles Types (CCT) approuvées par la Commission européenne, ou d'autres mécanismes de transfert juridiquement reconnus, afin de garantir à vos données un niveau de protection adéquat. En utilisant la Plateforme, vous reconnaissez et consentez au transfert et au traitement de vos données tel que décrit dans la présente politique.

9. Vos droits (CCPA)

Si vous résidez en Californie, vous disposez de droits spécifiques en vertu de la loi californienne sur la protection de la vie privée des consommateurs (CCPA) :

• Droit à l'information : Vous pouvez demander la divulgation des catégories et des éléments spécifiques d'informations personnelles que nous avons collectées à votre sujet.
• Droit à la suppression : Vous pouvez demander la suppression des informations personnelles que nous avons collectées auprès de vous, sous réserve de certaines exceptions.
• Droit de refus : Vous pouvez refuser la vente de vos informations personnelles. X-TMS ne vend pas d'informations personnelles à des tiers.
• Droit à la non-discrimination : Nous ne vous discriminerons pas pour l'exercice de l'un de vos droits au titre du CCPA.

Pour exercer ces droits, contactez-nous à l'adresse office@xtms.app. Nous vérifierons votre identité et répondrons dans un délai de 45 jours suivant la réception de votre demande vérifiable, conformément au CCPA. Dans certaines circonstances, nous pouvons prolonger ce délai de 45 jours supplémentaires moyennant notification.

10. Vos droits (RGPD)

Si vous vous trouvez dans l'Espace économique européen (EEE) ou au Royaume-Uni, vous disposez des droits suivants en vertu du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) :

• Droit d'accès : Demander une copie des données personnelles que nous détenons à votre sujet.
• Droit de rectification : Demander la correction de données personnelles inexactes ou incomplètes.
• Droit à l'effacement : Demander la suppression de vos données personnelles sous certaines conditions.
• Droit à la limitation du traitement : Demander la limitation du traitement de vos données personnelles.
• Droit d'opposition : S'opposer au traitement de vos données personnelles à certaines fins.
• Droit à la portabilité des données : Demander le transfert de vos données à un autre prestataire de services dans un format lisible par machine.

Pour exercer ces droits, contactez-nous à l'adresse office@xtms.app. Nous répondrons dans un délai d'un mois suivant la réception de votre demande. Si vous estimez que vos droits ont été violés, vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de votre autorité de contrôle locale en matière de protection des données.

11. Protection des données des mineurs

X-TMS est une plateforme interentreprises conçue pour les professionnels du transport et de la logistique. Nos services ne s'adressent pas aux personnes de moins de 18 ans et nous ne collectons pas sciemment d'informations personnelles auprès de mineurs. Si nous apprenons que nous avons collecté des données d'une personne de moins de 18 ans, nous prendrons les mesures nécessaires pour supprimer ces informations dans les meilleurs délais. Si vous pensez qu'un mineur nous a communiqué des données à caractère personnel, veuillez nous contacter à l'adresse office@xtms.app.

12. Sécurité des données

Nous mettons en oeuvre des mesures de sécurité conformes aux normes du secteur pour protéger vos informations personnelles, notamment :

• Chiffrement des données en transit (TLS/SSL) et au repos
• Infrastructure sécurisée avec contrôles d'accès et surveillance
• Évaluations régulières de la sécurité et tests de vulnérabilité
• Contrôles d'accès basés sur les rôles au sein de la plateforme

Bien que nous nous efforcions de protéger vos données, aucune méthode de transmission électronique ou de stockage n'est sécurisée à 100 %. Nous ne pouvons garantir une sécurité absolue, mais nous nous engageons à maintenir les normes pratiques les plus élevées.

13. Notification de violation de données

En cas de violation de données affectant vos informations personnelles, X-TMS s'engage à :

• Notifier les utilisateurs concernés sans retard injustifié et au plus tard dans les 72 heures suivant la prise de connaissance de la violation, conformément au RGPD
• Notifier l'autorité de contrôle compétente lorsque la loi applicable l'exige
• Fournir une description de la nature de la violation, des catégories et du nombre approximatif de personnes concernées, des conséquences probables et des mesures prises ou proposées pour y remédier
• Se conformer à toutes les lois applicables en matière de notification de violation de données, y compris la notification aux procureurs généraux des États concernés lorsque cela est requis

14. Conservation des données

Nous conservons vos informations personnelles aussi longtemps que votre compte est actif ou que cela est nécessaire pour fournir nos services. Après la clôture du compte, nous conservons les données pendant un minimum de trois (3) ans à des fins juridiques, réglementaires, comptables ou commerciales légitimes, y compris le respect des exigences de conservation des documents de la FMCSA. À l'expiration de la période de conservation, les données peuvent être archivées, anonymisées ou définitivement supprimées.

Vous pouvez demander la suppression définitive de vos données en nous contactant à l'adresse office@xtms.app, sauf si la conservation est requise par la loi ou par des finalités commerciales légitimes telles que les dossiers de facturation, la conformité réglementaire ou la résolution de litiges en cours.

15. IA et traitement automatisé

X-TMS utilise des services d'intelligence artificielle pour traiter les documents téléchargés (tels que les confirmations de tarifs et les lettres de voiture) aux fins d'extraction automatisée de données. Ce traitement est effectué par des prestataires d'IA tiers tels que décrits à la Section 7. Vous devez avoir connaissance des points suivants :

• Les données extraites par IA peuvent contenir des erreurs ou des inexactitudes. Vous êtes responsable de la vérification et de la validation de toutes les données traitées par IA avant de vous y fier pour des décisions commerciales.
• Les documents téléchargés sont transmis aux prestataires d'IA aux seules fins de traitement et ne sont pas utilisés pour entraîner des modèles d'IA, sous réserve des conditions de traitement des données du prestataire concerné.
• Vous conservez la pleine propriété de tous les documents téléchargés et des données qui en sont extraites.
• Vous pouvez renoncer au traitement de documents par IA et saisir les données manuellement à la place.

16. Isolation des données multi-locataires

X-TMS fonctionne comme une plateforme multi-locataires dans laquelle les données de chaque client sont logiquement isolées de celles des autres clients. Vos données commerciales, y compris les chargements, les dossiers de flotte, les informations clients, les factures et toutes les autres données opérationnelles, sont accessibles uniquement aux utilisateurs autorisés au sein de votre organisation. X-TMS met en oeuvre des contrôles d'accès basés sur les rôles et les attributs pour assurer l'isolation des données entre les locataires.

17. Modifications de cette politique

X-TMS se réserve le droit de mettre à jour cette Politique de Confidentialité à tout moment. Lorsque nous apportons des modifications, nous mettons à jour la date de « Dernière mise à jour » en haut de cette page et pouvons vous en informer via la plateforme ou par e-mail. Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette politique pour rester informé de la manière dont nous protégeons vos informations.

18. Nous contacter

Si vous avez des questions, des préoccupations ou des demandes concernant cette Politique de Confidentialité ou nos pratiques en matière de données, veuillez nous contacter à l'adresse suivante :

SNX Solution LLC
30 N Gould St Ste R
Sheridan, WY 82801, USA
E-mail : office@xtms.app