E-postadan yüke otomasyon — doğrudan X-TMS'in içinde
TED, gelen kutunuzu gece çalışan bir dispeçere çevirir. İçeri navlun teyidi girer, dışarı dispeç hazır yük çıkar — hepsi X-TMS platformunun içinde.
Sabah biriken navlun teyitleri — X-TMS bu kuyruğu nasıl yok eder
Her sabah dispeçerler, gelen kutusunda gece boyunca biriken onlarca navlun teyidini ayıklamak zorunda kalır. Brokerlardan PDF'ler, şoförlerden görseller, müşterilerden düz metin e-postalar. Her birinin okunması, ayrıştırılması ve TMS'e yeniden yazılması gerekir. Çıkış, varış, navlun, tonaj, emtia, tarihler — defalarca.
Yığın temizlenene dek sabahın yarısı biter. Günün ilk yükleri geç çıkar. Şoför bekler. Müşteri şikâyet eder.
TED (Transport Email Dispatcher), manuel giriş adımını tamamen ortadan kaldırır. Navlun teyitlerinizi özel bir gelen kutusuna yönlendirin; TED bunları okur, tüm alanları çıkarır ve dispeç hazır yükler oluşturur — otomatik olarak, 7/24.
Nasıl çalışır
-
1
Özel TED gelen kutunuzu yapılandırın
X-TMS size loads@sirketiniz.com gibi özel bir e-posta adresi tahsis eder (ya da SMTP / IMAP üzerinden mevcut gelen kutunuzu yönlendirirsiniz). TED bu kutuyu sürekli izler.
-
2
Brokerlar navlun teyidini gönderir
Brokerlar her zamanki gibi PDF, görsel ekler veya navlun teyidi metnini e-postaya yapıştırır. Broker tarafında hiçbir iş akışı değişikliği gerekmez.
-
3
Yapay zekâ her eki ayrıştırır
PDF, PNG, JPEG, düz metin — hepsi desteklenir. Yapay zekâ; çıkış, varış, navlun, tonaj, emtia, ekipman, yükleme/teslimat zaman pencereleri, referans numaraları ve iletişim bilgilerini çıkarır.
-
4
Yükler dispeç ekranınıza düşer
30–60 saniye içinde tüm alanları doldurulmuş bir yük dispeç kuyruğunuza girer. İsteğe bağlı otomatik atama kuralları, yükü doğrudan müsait ve uygun bir şoföre yönlendirebilir.
-
5
Dispeçer inceler ve sevk eder
Dispeçeriniz çıkarılan veriyi onaylar ve şoförü atar. Yük başına toplam süre: 5–10 dakika yerine 30–90 saniye.
Rakamlarla
Neler dahil
- Müşteri başına özel gelen kutusu (loads@sirketiniz.com)
- PDF + görsel (PNG/JPG) + düz metin ayrıştırma
- Tüm standart navlun teyidi alanları çıkarılır: çıkış, varış, navlun, tonaj, emtia, tarihler, referanslar, iletişim
- X-TMS'te otomatik yük oluşturma
- Yapılandırılabilir kriterlere göre uygun şoföre isteğe bağlı otomatik atama
- Her yeni yükte dispeçere bildirim
- Sonraki e-postalarda mevcut yüklerin güncellenmesi (revizyonlar, durum değişiklikleri)
- Belge senkronizasyonu — orijinal PDF/görsel yük ekinde saklanır
- Yük bazlı güven skoru sayesinde dispeçer hangi alanın gözden geçirilmesi gerektiğini bilir
- Özel aşağı yön iş akışları için API webhook desteği
En uygun olduğu yerler
Sabah kuyruğunu sıfırlayın — güne temiz bir dispeç ekranıyla başlayın.
Gece gelen navlun teyitleri otomatik olarak yüke dönüşür, sabaha hazır olur.
Tek dispeçer 3–5 kat yük hacmini yönetebilir.
Aynı motor, gelen taşıyıcı evrakı için de aynı şekilde çalışır.
Devreye alma sürecinde sizi neler bekliyor
Çoğu ekip, yeni bir teknolojinin etrafındaki insan ve süreç işini olduğundan az tahmin eder. TED teknik olarak devreye alması basittir, ancak sorunsuz bir geçiş için dispeç, BT ve yönetim arasında kısa ve koordineli bir efor yine de fayda sağlar. Aşağıda başarılı kurulumlarda tipik olarak gözlemlediklerimiz var.
0. Hafta — Paydaş hizalanması
Devreye alma için tek bir iç sorumlu belirleyin. İyileştirmek istediğiniz metriği netleştirin (günlük yapılan arama sayısı, dispeçer başına kazanılan saat, yük-şoför hazırlık süresi, ödeme döngü süresi — hangisi sizin için anlamlıysa). Sorumluluk sahibini, dispeç liderlerini ve etkilenen şoförleri neyin neden değiştiği konusunda hizalayın. Bu adım haftalar değil, bir iki kısa toplantı sürer.
1. Hafta — Pilot kurulumu
Önce dar bir kapsama bağlayın: TED tek dispeçer, tek hat veya alt küme bir müşteri grubu. Entegrasyonun gerçek verinizle beklendiği gibi davrandığını doğrulayın. Standart konfigürasyonun öngöremediği özel durumları kayıt altına alın. Bu aşama boyunca X-TMS destek ekibi yanınızdadır.
2–4. Haftalar — Kademeli yaygınlaştırma
Daha çok dispeçere, daha çok hatta veya daha yüksek hacme yaygınlaştırın. Çoğu ekip ilk pilottan sonraki 2–4 hafta içinde tam üretime geçer. 0. Hafta'da taahhüt ettiğiniz metriği takip edin; kurulumun gerçekten amaçlanan işi yapıp yapmadığının dürüst sinyali odur.
Sürekli — İyileştirme
İlk üç ay boyunca ekibinizle birlikte TED performansını aylık olarak gözden geçirin. Neyin işe yaradığını ve yaramadığını esas alarak konfigürasyonu (kriterler, eşikler, ağırlıklar) iyileştirin. Bu normaldir — her AI destekli iş akışı, operasyonunuza özel öğrenebilmek için birkaç iterasyondan fayda görür.
Sık yapılan hatalar
Pilot uygulamayı atlamak. Daha ilk gün her şeyi tek seferde açmaya çalışan ekipler, özel durumları en sevimsiz anda — canlı operasyon yükü altında — keşfeder. Bir haftalık pilot bunun önüne geçer.
Tanımlı bir başarı metriği olmaması. "İyi" görünenin ne olduğunu söze dökemiyorsanız, kurulumun başarılı olup olmadığını da bilemezsiniz. Bir sayı seçin ve onu takip edin.
AI'ı kara kutu olarak görmek. TED her önerinin gerekçesini gösterir. İlk birkaç haftada bunu sonuna kadar kullanın — ekibiniz AI'ın mantığını, AI da ekibinizin tercihlerini öğrenir.
Sıkça sorulan sorular
Navlun teyidi elle taranmış ve bulanıksa ne olur?
TED, okunabilir taramaların %90'ından fazlasını doğru işler. Kalitesiz taramalarda düşük güvenli alanlar sessizce atlanmaz, dispeçer incelemesi için işaretlenir.
TED, İngilizce dışındaki navlun teyitlerini de işleyebilir mi?
Evet. TED; İngilizce, İspanyolca, Almanca, Fransızca ve Lehçe navlun teyitleriyle test edildi. Diğer dillerde kısa bir uyarlama süreci gerekebilir.
Aynı yüke ilişkin iki e-posta gelirse ne olur?
TED; yük numarası, referans numarası veya içerik benzerliği üzerinden revizyonu tespit eder ve yeni bir yük oluşturmak yerine mevcut yükü günceller.
Kurulum ne kadar sürer?
Çoğu müşteri 24 saatten kısa sürede TED'i devreye alır. Gelen kutusu tahsisi ve otomatik atama kurallarının yapılandırılması yaklaşık bir saat sürer.
TED dispeçerimin yerini mi alır?
Hayır. TED yalnızca veri girişi adımını ortadan kaldırır; böylece dispeçeriniz veri yazmak yerine yargı gerektiren konulara (taşıyıcı seçimi, istisna yönetimi, müşteri iletişimi) odaklanır.
Orijinal navlun teyidi saklanıyor mu?
Evet. Ayrıştırılan her PDF/görsel; denetim izi ve uyuşmazlık çözümü için yük kaydına ek olarak saklanır.