Automazione email-to-carico all'interno di X-TMS
TED trasforma la tua casella di posta in un dispatcher notturno. Entrano rate confirmation, escono carichi pronti per il dispatch — tutto all'interno della piattaforma X-TMS.
L'arretrato di rate confirmation al mattino — e come X-TMS lo elimina
Ogni mattina i dispatcher si trovano davanti decine di rate confirmation arrivate durante la notte. PDF dai broker, immagini dagli autisti, email in testo semplice dai clienti. Ogni messaggio va letto, interpretato e digitato nel TMS. Origine, destinazione, tariffa, peso, merce, date — sempre da capo.
Quando l'arretrato è smaltito, metà mattinata è andata. I primi carichi della giornata partono in ritardo. Gli autisti aspettano. I clienti si lamentano.
TED (Transport Email Dispatcher) elimina del tutto la fase di inserimento manuale. Inoltra le tue rate confirmation a una casella dedicata: TED le legge, estrae ogni campo e crea carichi pronti per il dispatch — automaticamente, 24 ore su 24.
Come funziona
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1
Configura la tua casella TED dedicata
X-TMS attiva un indirizzo dedicato come carichi@tuaazienda.com (oppure inoltra una casella esistente via SMTP/IMAP). TED la monitora in continuo.
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2
I broker inviano le rate confirmation
I broker allegano PDF, immagini o incollano il testo della rate-con nelle email — esattamente come hanno sempre fatto. Per loro non cambia nulla.
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3
L'AI analizza ogni allegato
PDF, PNG, JPEG, testo semplice — tutti supportati. L'AI estrae origine, destinazione, tariffa, peso, merce, attrezzatura, finestre di ritiro e consegna, numeri di riferimento e contatti.
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4
I carichi arrivano nella tua dispatch board
In 30-60 secondi, un carico completamente popolato compare nella tua coda di dispatch. Regole opzionali di assegnazione automatica possono inoltrarlo direttamente a un autista disponibile compatibile.
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5
Il dispatcher rivede e assegna
Il tuo dispatcher conferma i dati estratti e assegna l'autista. Tempo totale per carico: 30-90 secondi invece di 5-10 minuti.
I numeri
Cosa include
- Casella dedicata per ogni tenant (carichi@tuaazienda.com)
- Lettura di PDF, immagini (PNG/JPG) e testo semplice
- Estrazione di tutti i campi standard di una rate-con: origine, destinazione, tariffa, peso, merce, date, riferimenti, contatti
- Creazione automatica del carico in X-TMS
- Assegnazione automatica opzionale agli autisti compatibili in base a criteri configurabili
- Notifica al dispatcher per ogni nuovo carico
- Aggiornamento dei carichi esistenti su email successive (modifiche, cambi di stato)
- Sincronizzazione documenti — PDF/immagine originale archiviato come allegato del carico
- Punteggio di confidenza per ogni carico: il dispatcher vede subito quali campi rivedere
- Webhook API per flussi personalizzati a valle
Ideale per
Elimina l'arretrato del mattino — inizia il dispatch con la lavagna pulita.
Le rate-con notturne diventano carichi in automatico, pronti per la mattina.
Un singolo dispatcher può gestire un volume di carichi 3-5 volte superiore.
Lo stesso motore funziona per la documentazione in ingresso dai vettori.
Cosa aspettarsi durante il rollout
La maggior parte dei team sottovaluta il lavoro di persone e processi che accompagna ogni nuova tecnologia. TED è tecnicamente semplice da attivare, ma un rollout fluido beneficia comunque di un breve sforzo coordinato tra dispatch, IT e direzione. Di seguito ciò che osserviamo abitualmente nelle implementazioni riuscite.
Settimana 0 — Allineamento degli stakeholder
Individua un unico referente interno per il rollout. Definisci la metrica che vuoi migliorare (chiamate effettuate al giorno, ore risparmiate per dispatcher, tempo di assegnazione carico-autista, tempo di ciclo dei settlement — quella più adatta al tuo caso). Allinea responsabili, capi dispatch e autisti coinvolti su cosa cambia e perché. Bastano una o due riunioni brevi, non settimane.
Settimana 1 — Avvio del pilot
Collega TED prima a un perimetro ristretto: un dispatcher, una tratta o un gruppo di clienti. Verifica che l'integrazione si comporti come atteso sui tuoi dati reali. Annota eventuali casi limite della tua operatività che la configurazione standard non aveva previsto. Il supporto X-TMS è disponibile per tutta questa fase.
Settimane 2-4 — Estensione graduale
Estendi a più dispatcher, più tratte o volumi più alti. La maggior parte dei team raggiunge la piena produzione entro 2-4 settimane dall'avvio del pilot. Misura la metrica che hai fissato nella Settimana 0: è il segnale onesto per capire se il deployment sta davvero facendo quello per cui l'hai scelto.
In continuo — Iterazione
Rivedi mensilmente le performance di TED con il tuo team per il primo trimestre. Affina la configurazione (criteri, soglie, pesi) in base a cosa funziona e cosa no. È normale — ogni flusso basato su AI beneficia di qualche iterazione mentre apprende le specificità della tua operatività.
Errori comuni da evitare
Saltare il pilot. I team che provano a passare in produzione globale dal primo giorno tendono a scoprire i casi limite nel momento peggiore — sotto carico operativo reale. Un pilot di una settimana lo evita.
Nessuna metrica di successo definita. Se non sai dire cosa significa "successo", non potrai capire se il deployment ha funzionato. Scegli un singolo numero e tienilo sotto controllo.
Trattare l'AI come una scatola chiusa. TED fornisce il ragionamento dietro ogni raccomandazione. Sfruttalo nelle prime settimane: il tuo team impara la logica dell'AI e l'AI impara le preferenze del tuo team.
Domande frequenti
E se la rate-con è una scansione fatta a mano e poco leggibile?
TED gestisce correttamente oltre il 90% delle scansioni leggibili. Per scansioni di scarsa qualità, i campi con bassa confidenza vengono segnalati al dispatcher invece di essere scartati in silenzio.
TED gestisce rate-con non in inglese?
Sì. TED è stato testato con rate confirmation in inglese, spagnolo, tedesco, francese e polacco. Per altre lingue può essere necessario un breve periodo di calibrazione.
Cosa succede se due email fanno riferimento allo stesso carico?
TED rileva le modifiche tramite numero di carico, numero di riferimento o somiglianza del contenuto e aggiorna il carico esistente invece di crearne un duplicato.
Quanto tempo richiede il setup?
La maggior parte dei clienti va in produzione con TED in meno di 24 ore. L'attivazione della casella e la configurazione delle regole di auto-assegnazione richiedono circa un'ora.
TED sostituisce il mio dispatcher?
No. TED elimina la fase di data entry: il dispatcher dedica tempo alle decisioni (scelta del vettore, gestione delle eccezioni, comunicazione con il cliente) invece che a digitare.
La rate-con originale viene conservata?
Sì. Ogni PDF o immagine letta viene allegata al record del carico per audit e gestione delle contestazioni.