Informativa sulla Privacy

1. Introduzione

Per SNX Solution LLC, operante con il nome commerciale X-TMS, la privacy dei nostri utenti rappresenta una delle principali priorita. La presente Informativa sulla Privacy illustra le modalita con cui raccogliamo, utilizziamo, divulghiamo e proteggiamo le Vostre informazioni quando visitate il nostro sito web all'indirizzo https://xtms.app, utilizzate la nostra piattaforma, le applicazioni mobili o interagite con i nostri servizi (collettivamente, la "Piattaforma").

SNX Solution LLC (X-TMS) opera in qualita di titolare del trattamento dei dati personali trattati attraverso la Piattaforma. La presente informativa si applica a tutte le informazioni raccolte attraverso i nostri servizi online, inclusi i dati trattati da integrazioni di terze parti connesse alla Piattaforma. Utilizzando X-TMS, acconsentite alle pratiche relative ai dati descritte nella presente informativa.

2. Informazioni che raccogliamo

Raccogliamo informazioni attraverso diversi canali per fornire e migliorare i nostri servizi:

• Registrazione dell'account: Quando create un account, raccogliamo il Vostro nome, indirizzo e-mail, numero di telefono, ragione sociale, numeri DOT/MC e altre informazioni aziendali necessarie per la configurazione dell'account e la conformita normativa.
• Invio di richieste di contatto: Quando ci contattate tramite moduli di contatto, richieste di demo o e-mail, raccogliamo il Vostro nome, indirizzo e-mail, numero di telefono e il contenuto del messaggio.
• Utilizzo della piattaforma: Durante l'utilizzo del sistema, raccogliamo dati relativi a carichi, operazioni della flotta, registri di spedizione, fatturazione, assegnazioni degli autisti, registri di manutenzione, ispezioni di sicurezza e altre informazioni aziendali da Voi inserite.
• Telematica veicoli e della flotta: Attraverso integrazioni con fornitori di telematica (come Samsara), raccogliamo dati GPS in tempo reale sulla posizione, diagnostica dei veicoli, consumi di carburante, ore motore e metriche di comportamento degli autisti ai fini della gestione della flotta e della conformita in materia di sicurezza.
• Dati di localizzazione dell'app mobile: Con il Vostro consenso, la nostra applicazione mobile raccoglie dati di localizzazione ai fini del tracciamento dei carichi e della gestione della flotta. I dati di localizzazione vengono utilizzati esclusivamente per scopi operativi e non vengono condivisi con terze parti, salvo ove richiesto dalla legge o con il Vostro esplicito consenso.
• Elaborazione documenti: Quando caricate documenti quali conferme tariffarie, lettere di vettura o altri documenti di spedizione, trattiamo tali documenti mediante servizi di intelligenza artificiale per estrarre i dati pertinenti. I dati estratti vengono conservati all'interno del Vostro account per finalita operative.
• Dati normativi e pubblici: Possiamo raccogliere dati pubblicamente disponibili da banche dati normative quali la FMCSA (Federal Motor Carrier Safety Administration) per verificare le credenziali dei vettori, i rating di sicurezza e lo stato di conformita.
• Registrazioni delle comunicazioni: Quando vengono utilizzate funzionalita vocali o di messaggistica attraverso la Piattaforma (tramite fornitori terzi quali Twilio), metadati e registri delle chiamate possono essere raccolti ai fini del controllo della qualita e della risoluzione delle controversie.

3. Base giuridica del trattamento (GDPR)

Se Vi trovate nello Spazio Economico Europeo (SEE) o nel Regno Unito, trattiamo i Vostri dati personali sulla base delle seguenti basi giuridiche:

• Esecuzione del contratto: Trattamento necessario per fornire i servizi della Piattaforma da Voi sottoscritti, inclusa la gestione dell'account, la spedizione dei carichi, il tracciamento della flotta, la fatturazione e l'assistenza clienti.
• Interesse legittimo: Trattamento necessario per i nostri legittimi interessi aziendali, incluso il miglioramento dei nostri servizi, il rilevamento di frodi, la garanzia della sicurezza della piattaforma e la conduzione di analisi, ove tali interessi non prevalgano sui Vostri diritti in materia di protezione dei dati.
• Obbligo legale: Trattamento necessario per adempiere alle leggi e ai regolamenti applicabili, incluse le normative sulla sicurezza dei trasporti (FMCSA, DOT), gli obblighi fiscali (IFTA) e le leggi sulla protezione dei dati.
• Consenso: Ove richiesto, otteniamo il Vostro consenso prima del trattamento, ad esempio per il tracciamento della posizione mobile, le comunicazioni di marketing e l'elaborazione opzionale dei documenti tramite IA. Potete revocare il consenso in qualsiasi momento contattandoci.

4. Come utilizziamo le Vostre informazioni

Utilizziamo le informazioni raccolte per le seguenti finalita:

• Gestione, manutenzione e miglioramento della piattaforma X-TMS
• Fornitura di assistenza clienti e risposta alle richieste
• Elaborazione delle transazioni, delle fatture e gestione del Vostro account
• Gestione della flotta, operazioni di spedizione e tracciamento dei carichi
• Elaborazione di documenti assistita da IA ed estrazione dati dai documenti caricati
• Verifica della conformita normativa (FMCSA, DOT, IFTA)
• Sviluppo di nuove funzionalita e miglioramento dei servizi esistenti
• Invio di comunicazioni relative al servizio, aggiornamenti e notifiche
• Rilevamento e prevenzione di frodi, abusi e incidenti di sicurezza
• Generazione di report, analisi e business intelligence per il Vostro account
• Adempimento degli obblighi di legge e applicazione delle nostre condizioni

5. Dati di log

Come la maggior parte dei servizi online, X-TMS raccoglie informazioni standard dai log del server quando accedete alla nostra piattaforma. Tali informazioni includono il Vostro indirizzo IP, il tipo e la versione del browser, il fornitore di servizi Internet (ISP), le pagine di provenienza e di uscita, i timestamp e i modelli di navigazione tra le pagine. Questi dati vengono utilizzati per analisi, monitoraggio della sicurezza e miglioramento delle prestazioni della piattaforma.

6. Cookie e tecnologie di tracciamento

X-TMS utilizza cookie e tecnologie di tracciamento analoghe per migliorare la Vostra esperienza:

• Cookie essenziali: Necessari per l'autenticazione, la gestione delle sessioni e le funzionalita principali della piattaforma. Non possono essere disabilitati.
• Cookie analitici: Ci aiutano a comprendere come gli utenti interagiscono con la nostra piattaforma, consentendoci di migliorare prestazioni e usabilita.
• Cookie di preferenza: Memorizzano le Vostre impostazioni e preferenze (ad es. lingua, opzioni di visualizzazione) tra le diverse sessioni.

Potete gestire le preferenze relative ai cookie tramite le impostazioni del Vostro browser. La disabilitazione dei cookie essenziali potrebbe compromettere la funzionalita della piattaforma.

7. Fornitori di servizi terzi e condivisione dei dati

X-TMS condivide dati con fornitori di servizi terzi nella misura strettamente necessaria al funzionamento della Piattaforma. Non vendiamo i Vostri dati personali a terzi. Le seguenti categorie di fornitori possono ricevere o trattare i Vostri dati:

• Elaborazione dei pagamenti: Stripe, Inc. elabora tutte le transazioni di pagamento. X-TMS non conserva numeri di carte di credito o coordinate bancarie. Le pratiche di privacy di Stripe sono disciplinate dalla Privacy Policy di Stripe.
• Telematica della flotta: Samsara, Inc. fornisce il tracciamento GPS dei veicoli, la telematica e i dati ELD. I dati condivisi includono gli identificativi dei veicoli e le assegnazioni degli autisti necessari per l'integrazione del tracciamento della flotta.
• Elaborazione documenti tramite IA: Google (Gemini), OpenAI e Anthropic (Claude) trattano i documenti caricati, quali conferme tariffarie, per l'estrazione automatizzata dei dati. Il contenuto dei documenti viene trasmesso a tali fornitori per l'elaborazione e non viene da loro conservato oltre la sessione di elaborazione, fatte salve le rispettive informative sulla privacy.
• Servizi e-mail: Twilio SendGrid invia e-mail transazionali e di notifica per nostro conto. Gli indirizzi e-mail dei destinatari e il contenuto dei messaggi vengono condivisi ai fini della consegna.
• Comunicazioni vocali: Twilio fornisce servizi vocali e di messaggistica. I metadati delle chiamate e le registrazioni (se abilitate) vengono elaborati da Twilio.
• Infrastruttura cloud: La nostra Piattaforma e ospitata su fornitori di infrastruttura cloud che archiviano e trattano tutti i dati della Piattaforma in base a rigorosi obblighi contrattuali di protezione dei dati.

Tutti i fornitori terzi sono vincolati da accordi sul trattamento dei dati e non possono utilizzare i Vostri dati per finalita diverse dalla fornitura di servizi a X-TMS.

8. Trasferimenti internazionali dei dati

X-TMS tratta i dati principalmente negli Stati Uniti. Se accedete alla Piattaforma da un Paese al di fuori degli Stati Uniti, incluso lo Spazio Economico Europeo (SEE), il Regno Unito o altre giurisdizioni con leggi sulla protezione dei dati, i Vostri dati saranno trasferiti e trattati negli Stati Uniti.

Per i trasferimenti dal SEE/Regno Unito, ci avvaliamo delle Clausole Contrattuali Standard (CCS) approvate dalla Commissione Europea, o di altri meccanismi di trasferimento legalmente riconosciuti, per garantire un livello adeguato di protezione dei Vostri dati. Utilizzando la Piattaforma, prendete atto e acconsentite al trasferimento e al trattamento dei Vostri dati come descritto nella presente informativa.

9. I Vostri diritti (CCPA)

Se siete residenti in California, disponete di diritti specifici ai sensi del California Consumer Privacy Act (CCPA):

• Diritto di conoscenza: Potete richiedere la comunicazione delle categorie e degli specifici elementi di informazioni personali che abbiamo raccolto su di Voi.
• Diritto alla cancellazione: Potete richiedere la cancellazione delle informazioni personali da noi raccolte, fatte salve alcune eccezioni.
• Diritto di opposizione alla vendita: Potete opporVi alla vendita delle Vostre informazioni personali. X-TMS non vende informazioni personali a terze parti.
• Diritto alla non discriminazione: Non Vi discrimineremo per l'esercizio di qualsiasi diritto previsto dal CCPA.

Per esercitare tali diritti, contattateci all'indirizzo office@xtms.app. Verificheremo la Vostra identita e risponderemo entro 45 giorni dalla ricezione della Vostra richiesta verificabile, come previsto dal CCPA. In determinate circostanze, potremo prorogare tale termine di ulteriori 45 giorni, previa comunicazione.

10. I Vostri diritti (GDPR)

Se Vi trovate nello Spazio Economico Europeo (SEE) o nel Regno Unito, disponete dei seguenti diritti ai sensi del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR):

• Diritto di accesso: Richiedere una copia dei dati personali in nostro possesso che Vi riguardano.
• Diritto di rettifica: Richiedere la correzione di dati personali inesatti o incompleti.
• Diritto alla cancellazione: Richiedere la cancellazione dei Vostri dati personali a determinate condizioni.
• Diritto alla limitazione del trattamento: Richiedere la limitazione del trattamento dei Vostri dati personali.
• Diritto di opposizione: Opporsi al trattamento dei Vostri dati personali per determinate finalita.
• Diritto alla portabilita dei dati: Richiedere il trasferimento dei Vostri dati a un altro fornitore di servizi in un formato leggibile da dispositivo automatico.

Per esercitare tali diritti, contattateci all'indirizzo office@xtms.app. Risponderemo entro un mese dalla ricezione della Vostra richiesta. Se ritenete che i Vostri diritti siano stati violati, avete il diritto di proporre reclamo all'autorita di controllo per la protezione dei dati competente.

11. Privacy dei minori

X-TMS e una piattaforma business-to-business progettata per i professionisti del trasporto e della logistica. I nostri servizi non sono destinati a persone di eta inferiore ai 18 anni e non raccogliamo consapevolmente informazioni personali di minori. Qualora venissimo a conoscenza di aver raccolto dati di un minore di 18 anni, adotteremo tempestivamente le misure necessarie per eliminare tali informazioni. Se ritenete che un minore ci abbia fornito dati personali, contattateci all'indirizzo office@xtms.app.

12. Sicurezza dei dati

Implementiamo misure di sicurezza conformi agli standard del settore per proteggere le Vostre informazioni personali, tra cui:

• Crittografia dei dati in transito (TLS/SSL) e a riposo
• Infrastruttura sicura con controlli di accesso e monitoraggio
• Valutazioni periodiche della sicurezza e test di vulnerabilita
• Controlli di accesso basati sui ruoli all'interno della piattaforma

Sebbene ci impegniamo a proteggere i Vostri dati, nessun metodo di trasmissione elettronica o archiviazione e sicuro al 100%. Non possiamo garantire una sicurezza assoluta, ma ci impegniamo a mantenere i piu elevati standard pratici.

13. Notifica di violazione dei dati

In caso di violazione dei dati che interessi le Vostre informazioni personali, X-TMS provvedera a:

• Notificare gli utenti interessati senza indebito ritardo e comunque entro 72 ore dal momento in cui viene a conoscenza della violazione, come previsto dal GDPR
• Notificare l'autorita di controllo competente ove richiesto dalla legge applicabile
• Fornire una descrizione della natura della violazione, delle categorie e del numero approssimativo di interessati coinvolti, delle probabili conseguenze e delle misure adottate o proposte per porvi rimedio
• Ottemperare a tutte le leggi statali applicabili in materia di notifica delle violazioni, inclusa la notifica ai procuratori generali degli Stati competenti ove richiesto

14. Conservazione dei dati

Conserviamo le Vostre informazioni personali per tutto il periodo in cui il Vostro account e attivo o per il tempo necessario alla fornitura dei servizi. Dopo la chiusura dell'account, conserviamo i dati per un periodo minimo di tre (3) anni per finalita legali, normative, contabili o per legittimi interessi aziendali, inclusa la conformita ai requisiti di conservazione dei registri della FMCSA. Trascorso il periodo di conservazione, i dati possono essere archiviati, anonimizzati o definitivamente cancellati.

Potete richiedere la cancellazione permanente dei Vostri dati contattandoci all'indirizzo office@xtms.app, salvo che la conservazione sia richiesta dalla legge o da legittimi interessi aziendali quali la tenuta dei registri di fatturazione, la conformita normativa o la risoluzione di controversie in corso.

15. IA e trattamento automatizzato

X-TMS utilizza servizi di intelligenza artificiale per elaborare i documenti caricati (quali conferme tariffarie e lettere di vettura) ai fini dell'estrazione automatizzata dei dati. Tale trattamento viene effettuato da fornitori terzi di IA come descritto nella Sezione 7. Si prega di tenere presente che:

• I dati estratti tramite IA possono contenere errori o inesattezze. Siete responsabili della verifica e del controllo di tutti i dati elaborati dall'IA prima di utilizzarli per le Vostre decisioni aziendali.
• I documenti caricati vengono trasmessi ai fornitori di IA esclusivamente per finalita di elaborazione e non vengono utilizzati per l'addestramento di modelli di IA, fatte salve le condizioni di trattamento dei dati del rispettivo fornitore.
• Mantenete la piena titolarita di tutti i documenti caricati e dei dati da essi estratti.
• Potete rinunciare all'elaborazione dei documenti tramite IA e inserire i dati manualmente.

16. Isolamento dei dati multi-tenant

X-TMS opera come piattaforma multi-tenant in cui i dati di ciascun cliente sono logicamente isolati da quelli degli altri clienti. I Vostri dati aziendali, inclusi carichi, registri della flotta, informazioni sui clienti, fatture e tutti gli altri dati operativi, sono accessibili esclusivamente agli utenti autorizzati all'interno della Vostra organizzazione. X-TMS implementa controlli di accesso basati sui ruoli e sugli attributi per garantire l'isolamento dei dati tra i tenant.

17. Modifiche alla presente informativa

X-TMS si riserva il diritto di aggiornare la presente Informativa sulla Privacy in qualsiasi momento. In caso di modifiche, aggiorneremo la data di "Ultimo aggiornamento" in cima a questa pagina e potremmo informarVi tramite la piattaforma o via e-mail. Vi invitiamo a consultare periodicamente la presente informativa per rimanere informati sulle modalita con cui proteggiamo le Vostre informazioni.

18. Contatti

Per domande, dubbi o richieste relative alla presente Informativa sulla Privacy o alle nostre pratiche in materia di dati, potete contattarci ai seguenti recapiti:

SNX Solution LLC
30 N Gould St Ste R
Sheridan, WY 82801, USA
Email: office@xtms.app