Adatvédelmi irányelvek

1. Bevezetés

Az SNX Solution LLC (X-TMS néven működő) számára az egyik legfontosabb prioritás a felhasználóink adatainak védelme. Jelen Adatvédelmi irányelvek ismertetik, hogyan gyűjtjük, használjuk, közöljük és védjük az Ön adatait, amikor meglátogatja weboldalunkat a https://xtms.app címen, használja platformunkat, mobilalkalmazásainkat, vagy igénybe veszi szolgáltatásainkat (együttesen a „Platform").

Az SNX Solution LLC (X-TMS) a Platformon keresztül feldolgozott személyes adatok adatkezelőjeként jár el. Jelen irányelvek az online szolgáltatásainkon keresztül gyűjtött összes adatra vonatkoznak, beleértve a Platformhoz kapcsolódó harmadik fél integrációk által feldolgozott adatokat is. Az X-TMS használatával Ön hozzájárul a jelen irányelvekben ismertetett adatkezelési gyakorlatokhoz.

2. Az általunk gyűjtött adatok

Szolgáltatásaink nyújtása és fejlesztése érdekében több csatornán keresztül gyűjtünk adatokat:

• Fiókregisztráció: Fiók létrehozásakor gyűjtjük az Ön nevét, e-mail címét, telefonszámát, cégnévét, DOT/MC számait és egyéb, a fiók létrehozásához és a szabályozási megfeleléshez szükséges üzleti jellegű adatokat.
• Kapcsolatfelvétel: Ha kapcsolatfelvételi űrlapokon, bemutató kéréseken vagy e-mailen keresztül keres meg bennünket, gyűjtjük az Ön nevét, e-mail címét, telefonszámát és az üzenet tartalmát.
• Platformhasználat: A rendszer használata során gyűjtjük a rakományokkal, flottaműveletekkel, diszpécseri nyilvántartásokkal, számlázással, gépjárművezető-hozzárendelésekkel, karbantartási nyilvántartásokkal, biztonsági vizsgálatokkal és egyéb, Ön által megadott üzleti információkkal kapcsolatos adatokat.
• Járműtelematika és flottaadatok: A telematikai szolgáltatókkal (például Samsara) történő integráción keresztül valós idejű GPS-helyzeti adatokat, járműdiagnosztikát, üzemanyag-fogyasztást, üzemórákat és gépjárművezető-viselkedési mutatókat gyűjtünk flottakezelési és biztonsági megfelelőségi célokra.
• Mobilalkalmazás helyadatai: Az Ön engedélyével mobilalkalmazásunk helyadatokat gyűjt a rakománykövetés és flottakezelés céljából. A helyadatokat kizárólag üzemeltetési célokra használjuk, és harmadik felekkel nem osztjuk meg, kivéve, ha a törvény előírja, vagy az Ön kifejezett hozzájárulásával.
• Dokumentumfeldolgozás: Amikor dokumentumokat tölt fel, például díjmegerősítéseket, fuvarlevélen alapuló szállítóleveleket vagy egyéb szállítmányozási dokumentumokat, ezeket a dokumentumokat mesterséges intelligencia szolgáltatások segítségével dolgozzuk fel a releváns adatok kinyerése érdekében. A kinyert adatokat az Ön fiókjában tároljuk üzemeltetési célokra.
• Szabályozási és nyilvános adatok: Nyilvánosan elérhető adatokat gyűjthetünk szabályozási adatbázisokból, mint például az FMCSA (Federal Motor Carrier Safety Administration), a fuvarozói hitelesítő adatok, biztonsági besorolások és megfelelőségi állapot ellenőrzése céljából.
• Kommunikációs nyilvántartások: Amikor a Platformon keresztül hang- vagy üzenetküldési funkciókat használnak (harmadik fél szolgáltatókon, például Twilio-n keresztül), metaadatokat és hívásnyilvántartásokat gyűjthetünk minőségbiztosítási és vitarendezési célokra.

3. Az adatkezelés jogalapja (GDPR)

Ha Ön az Európai Gazdasági Térségben (EGT) vagy az Egyesült Királyságban tartózkodik, személyes adatait az alábbi jogalapok alapján kezeljük:

• Szerződés teljesítése: A Platform szolgáltatásainak nyújtásához szükséges adatkezelés, amelyekre Ön előfizetett, beleértve a fiókkezelést, rakománydiszpécsert, flottakövetést, számlázást és ügyfélszolgálatot.
• Jogos érdek: A jogos üzleti érdekeink érvényesítéséhez szükséges adatkezelés, beleértve szolgáltatásaink fejlesztését, a csalás felderítését, a platformbiztonság garantálását és az elemzések készítését, amennyiben ezen érdekek nem írják felül az Ön adatvédelmi jogait.
• Jogi kötelezettség: A vonatkozó jogszabályoknak és előírásoknak való megfeleléshez szükséges adatkezelés, beleértve a közlekedésbiztonsági előírásokat (FMCSA, DOT), adókötelezettségeket (IFTA) és adatvédelmi jogszabályokat.
• Hozzájárulás: Ahol szükséges, begyűjtjük az Ön hozzájárulását az adatkezelés előtt, például a mobil helymeghatározáshoz, a marketing kommunikációkhoz és az opcionális MI-alapú dokumentumfeldolgozáshoz. Hozzájárulását bármikor visszavonhatja, ha felveszi velünk a kapcsolatot.

4. Hogyan használjuk az Ön adatait

Az általunk gyűjtött adatokat az alábbi célokra használjuk:

• Az X-TMS platform üzemeltetése, karbantartása és fejlesztése
• Ügyfélszolgálat biztosítása és megkeresések megválaszolása
• Tranzakciók, számlák feldolgozása és az Ön fiókjának kezelése
• Flottakezelés, diszpécseri műveletek és rakománykövetés
• MI-alapú dokumentumfeldolgozás és adatkinyerés a feltöltött dokumentumokból
• Szabályozási megfelelőség ellenőrzése (FMCSA, DOT, IFTA)
• Új funkciók fejlesztése és a meglévő szolgáltatások bővítése
• Szolgáltatásokkal kapcsolatos kommunikáció, frissítések és értesítések küldése
• Csalás, visszaélés és biztonsági incidensek észlelése és megelőzése
• Jelentések, elemzések és üzleti intelligencia előállítása az Ön fiókja számára
• Jogi kötelezettségek teljesítése és feltételeink érvényesítése

5. Naplóadatok

A legtöbb online szolgáltatáshoz hasonlóan az X-TMS is gyűjt szabványos szervernaplóadatokat, amikor Ön hozzáfér a platformunkhoz. Ide tartozik az Ön IP-címe, böngésző típusa és verziója, internetszolgáltatója (ISP), hivatkozó és kilépési oldalak, időbélyegek, valamint az oldalnavigációs minták. Ezeket az adatokat elemzési, biztonsági felügyeleti és platformteljesítmény-javítási célokra használjuk.

6. Cookie-k és nyomkövető technológiák

Az X-TMS cookie-kat és hasonló nyomkövető technológiákat használ az Ön felhasználói élményének javítása érdekében:

• Alapvető cookie-k: A hitelesítéshez, munkamenet-kezeléshez és az alapvető platformfunkcionalitáshoz szükségesek. Ezek nem tilthatók le.
• Analitikai cookie-k: Segítenek megérteni, hogyan használják a felhasználók a platformunkat, hogy javíthassuk a teljesítményt és a használhatóságot.
• Beállítási cookie-k: Megjegyzik az Ön beállításait és preferenciáit (pl. nyelv, megjelenítési opciók) a munkamenetek között.

A cookie-beállításokat böngészője beállításain keresztül kezelheti. Az alapvető cookie-k letiltása befolyásolhatja a platform működését.

7. Harmadik fél szolgáltatók és adatmegosztás

Az X-TMS kizárólag a Platform működéséhez szükséges mértékben oszt meg adatokat harmadik fél szolgáltatókkal. Személyes adatait nem értékesítjük harmadik feleknek. Az alábbi szolgáltatói kategóriák kaphatják meg vagy dolgozhatják fel az Ön adatait:

• Fizetésfeldolgozás: A Stripe, Inc. dolgozza fel az összes fizetési tranzakciót. Az X-TMS nem tárolja a hitelkártyaszámokat vagy bankszámlaadatokat. A Stripe adatvédelmi gyakorlatát a Stripe Adatvédelmi irányelvei szabályozzák.
• Járműtelematika: A Samsara, Inc. biztosítja a jármű GPS-követését, a telematikát és az ELD-adatokat. A megosztott adatok közé tartoznak a járműazonosítók és a gépjárművezető-hozzárendelések, amelyek a flottakövetési integrációhoz szükségesek.
• MI-alapú dokumentumfeldolgozás: A Google (Gemini), az OpenAI és az Anthropic (Claude) dolgozzák fel a feltöltött dokumentumokat, például díjmegerősítéseket, az automatikus adatkinyerés érdekében. A dokumentumtartalom feldolgozás céljából kerül továbbításra ezen szolgáltatókhoz, és a feldolgozási munkameneten túl nem tárolják azt, az adott szolgáltató adatvédelmi irányelveire is figyelemmel.
• E-mail szolgáltatások: A Twilio SendGrid kézbesíti a tranzakciós és értesítő e-maileket a nevünkben. A kézbesítés céljából megosztjuk a címzett e-mail címeket és az üzenet tartalmát.
• Hangkommunikáció: A Twilio biztosítja a hang- és üzenetküldési szolgáltatásokat. A hívás metaadatait és a felvételeket (ha engedélyezve vannak) a Twilio dolgozza fel.
• Felhőinfrastruktúra: Platformunkat felhőinfrastruktúra-szolgáltatókon üzemeltetjük, amelyek szigorú szerződéses adatvédelmi kötelezettségek mellett tárolják és dolgozzák fel az összes platformadatot.

Valamennyi harmadik fél szolgáltatót adatfeldolgozási megállapodások kötik, és tilos számukra az Ön adatait az X-TMS számára nyújtott szolgáltatásokon kívüli célokra felhasználni.

8. Nemzetközi adattovábbítás

Az X-TMS elsősorban az Egyesült Államokban dolgozza fel az adatokat. Ha az Egyesült Államokon kívülről, beleértve az Európai Gazdasági Térséget (EGT), az Egyesült Királyságot vagy más adatvédelmi jogszabályokkal rendelkező joghatóságokat, fér hozzá a Platformhoz, adatai az Egyesült Államokba kerülnek továbbításra és ott kerülnek feldolgozásra.

Az EGT/UK-ból történő adattovábbítás esetén az Európai Bizottság által jóváhagyott általános szerződési feltételekre (Standard Contractual Clauses, SCCs) vagy más jogilag elismert adattovábbítási mechanizmusokra támaszkodunk annak biztosítása érdekében, hogy adatai megfelelő szintű védelemben részesüljenek. A Platform használatával Ön tudomásul veszi és hozzájárul adatai jelen irányelvekben ismertetett továbbításához és feldolgozásához.

9. Az Ön jogai (CCPA)

Ha Ön kaliforniai lakos, a Kaliforniai Fogyasztói Adatvédelmi Törvény (CCPA) alapján meghatározott jogokkal rendelkezik:

• Tájékoztatáshoz való jog: Kérheti az Önről gyűjtött személyes adatok kategóriáinak és konkrét elemeinek nyilvánosságra hozatalát.
• Törléshez való jog: Kérheti az Önről gyűjtött személyes adatok törlését, bizonyos kivételek mellett.
• Tiltakozáshoz való jog: Tiltakozhat személyes adatai értékesítése ellen. Az X-TMS nem értékesít személyes adatokat harmadik felek számára.
• Megkülönböztetésmentességhez való jog: Nem fogunk hátrányosan megkülönböztetni Önt CCPA-jogai gyakorlása miatt.

E jogok gyakorlásához kérjük, lépjen kapcsolatba velünk az office@xtms.app címen. Személyazonosságát ellenőrizzük, és az ellenőrizhető kérés beérkezésétől számított 45 napon belül válaszolunk, a CCPA előírásainak megfelelően. Bizonyos körülmények között ezt az időszakot további 45 nappal meghosszabbíthatjuk, előzetes értesítéssel.

10. Az Ön jogai (GDPR)

Ha Ön az Európai Gazdasági Térségben (EGT) vagy az Egyesült Királyságban tartózkodik, az Általános Adatvédelmi Rendelet (GDPR) alapján az alábbi jogokkal rendelkezik:

• Hozzáférési jog: Kérheti az Önről tárolt személyes adatok másolatát.
• Helyesbítéshez való jog: Kérheti a pontatlan vagy hiányos személyes adatok javítását.
• Törléshez való jog: Bizonyos feltételek mellett kérheti személyes adatai törlését.
• Korlátozáshoz való jog: Kérheti személyes adatai kezelésének korlátozását.
• Tiltakozáshoz való jog: Tiltakozhat személyes adatai bizonyos célú kezelése ellen.
• Adathordozhatósághoz való jog: Kérheti adatai géppel olvasható formátumban történő továbbítását másik szolgáltatóhoz.

E jogok gyakorlásához kérjük, lépjen kapcsolatba velünk az office@xtms.app címen. Kérésének beérkezésétől számított egy hónapon belül válaszolunk. Ha úgy véli, hogy jogait megsértették, jogában áll panaszt benyújtani az illetékes adatvédelmi felügyeleti hatósághoz.

11. Kiskorúak adatainak védelme

Az X-TMS egy vállalkozások közötti (B2B) platform, amelyet szállítmányozási és logisztikai szakemberek számára fejlesztettünk. Szolgáltatásaink nem irányulnak 18 év alatti személyekre, és tudatosan nem gyűjtünk személyes adatokat kiskorúaktól. Ha tudomásunkra jut, hogy 18 év alatti személytől gyűjtöttünk adatot, haladéktalanul intézkedünk az adatok törléséről. Ha úgy véli, hogy kiskorú személyes adatokat adott meg számunkra, kérjük, lépjen kapcsolatba velünk az office@xtms.app címen.

12. Adatbiztonság

Iparági szabványoknak megfelelő biztonsági intézkedéseket alkalmazunk személyes adatai védelme érdekében, beleértve:

• Az átvitt (TLS/SSL) és tárolt adatok titkosítása
• Biztonságos infrastruktúra hozzáférés-szabályozással és felügyelettel
• Rendszeres biztonsági értékelések és sebezhetőségi tesztelés
• Szerepkör-alapú hozzáférés-szabályozás a platformon belül

Bár mindent megteszünk adatai védelméért, az elektronikus adatátvitel és -tárolás egyetlen módszere sem 100%-ban biztonságos. Nem tudjuk garantálni az abszolút biztonságot, de elkötelezettek vagyunk a lehető legmagasabb gyakorlati szabványok fenntartása mellett.

13. Adatvédelmi incidens bejelentése

Az Ön személyes adatait érintő adatvédelmi incidens esetén az X-TMS:

• Indokolatlan késedelem nélkül, de legkésőbb az incidensről való tudomásszerzést követő 72 órán belül értesíti az érintett felhasználókat, a GDPR előírásainak megfelelően
• Értesíti az illetékes felügyeleti hatóságot, amennyiben a vonatkozó jogszabályok ezt előírják
• Leírást ad az incidens jellegéről, az érintett adatalanyok kategóriáiról és hozzávetőleges számáról, a valószínűsíthető következményekről, valamint az incidens kezelésére tett vagy javasolt intézkedésekről
• Megfelel az összes vonatkozó állami adatvédelmi incidens bejelentési törvénynek, beleértve az illetékes állami főügyészek értesítését, amennyiben szükséges

14. Adatmegőrzés

Személyes adatait addig őrizzük meg, amíg fiókja aktív, vagy amíg az a szolgáltatások nyújtásához szükséges. A fiók megszüntetése után az adatokat jogi, szabályozási, könyvelési vagy jogos üzleti célokból legalább három (3) évig megőrizzük, beleértve az FMCSA nyilvántartás-vezetési követelményeknek való megfelelést. A megőrzési időszak lejárta után az adatok archiválhatók, anonimizálhatók vagy véglegesen törölhetők.

Kérheti adatai végleges törlését az office@xtms.app címen, kivéve, ha a megőrzést jogszabály vagy jogos üzleti célok, például számlázási nyilvántartás, szabályozási megfelelés vagy folyamatban lévő vitarendezés indokolja.

15. MI és automatizált adatfeldolgozás

Az X-TMS mesterséges intelligencia szolgáltatásokat használ a feltöltött dokumentumok (például díjmegerősítések és fuvarlevelek) feldolgozásához, az automatizált adatkinyerés céljából. Ezt a feldolgozást a 7. szakaszban ismertetett harmadik fél MI-szolgáltatók végzik. Kérjük, vegye figyelembe az alábbiakat:

• Az MI által kinyert adatok hibákat vagy pontatlanságokat tartalmazhatnak. Ön felelős az összes MI által feldolgozott adat áttekintéséért és ellenőrzéséért, mielőtt üzleti döntésekhez felhasználná azokat.
• A feltöltött dokumentumok kizárólag feldolgozási célból kerülnek továbbításra az MI-szolgáltatókhoz, és nem használják fel azokat MI-modellek betanításához, az adott szolgáltató adatfeldolgozási feltételeire is figyelemmel.
• Ön teljes tulajdonjogot tart fenn az összes feltöltött dokumentum és az azokból kinyert adatok felett.
• Ön dönthet úgy, hogy nem veszi igénybe az MI-alapú dokumentumfeldolgozást, és ehelyett kézzel adja meg az adatokat.

16. Több bérlős adatelkülönítés

Az X-TMS több bérlős platformként működik, ahol minden ügyfél adatai logikailag elkülönülnek a többi ügyféltől. Az Ön üzleti adatai, beleértve a rakományokat, flottanyilvántartásokat, ügyféladatokat, számlákat és minden egyéb üzemeltetési adatot, kizárólag az Ön szervezetének jogosult felhasználói számára hozzáférhető. Az X-TMS szerepkör- és attribútumalapú hozzáférés-szabályozást alkalmaz a bérlők közötti adatelkülönítés biztosítása érdekében.

17. Az irányelvek módosítása

Az X-TMS fenntartja a jogot, hogy jelen Adatvédelmi irányelveket bármikor frissítse. Módosítás esetén frissítjük az oldal tetején található „Utolsó frissítés" dátumot, és értesíthetjük Önt a platformon keresztül vagy e-mailben. Javasoljuk, hogy rendszeresen tekintse át jelen irányelveket, hogy tájékozott maradjon adatai védelmével kapcsolatban.

18. Kapcsolat

Ha kérdése, észrevétele vagy kérése van jelen Adatvédelmi irányelvekkel vagy adatkezelési gyakorlatunkkal kapcsolatban, kérjük, lépjen kapcsolatba velünk:

SNX Solution LLC
30 N Gould St Ste R
Sheridan, WY 82801, USA
E-mail: office@xtms.app