Politika privatnosti

1. Uvod

U SNX Solution LLC, koji posluje pod nazivom X-TMS, jedan od naših glavnih prioriteta je privatnost naših korisnika. Ova Politika privatnosti objašnjava kako prikupljamo, koristimo, otkrivamo i štitimo vaše podatke kada posjetite našu web stranicu na https://xtms.app, koristite našu platformu, mobilne aplikacije ili komunicirate s našim uslugama (zajednički, "Platforma").

SNX Solution LLC (X-TMS) djeluje kao voditelj obrade osobnih podataka koji se obrađuju putem Platforme. Ova politika odnosi se na sve podatke prikupljene putem naših mrežnih usluga, uključujući podatke koje obrađuju integracije trećih strana povezane s Platformom. Korištenjem X-TMS-a pristajete na prakse obrade podataka opisane u ovoj politici.

2. Podatci koje prikupljamo

Podatke prikupljamo putem nekoliko kanala kako bismo pružili i poboljšali naše usluge:

• Registracija računa: Prilikom kreiranja računa prikupljamo vaše ime, adresu e-pošte, telefonski broj, naziv tvrtke, DOT/MC brojeve i druge poslovne podatke potrebne za postavljanje računa i regulatornu usklađenost.
• Kontakt obrasci: Kada nas kontaktirate putem obrazaca za kontakt, zahtjeva za demonstraciju ili e-pošte, prikupljamo vaše ime, adresu e-pošte, telefonski broj i sadržaj poruke.
• Korištenje platforme: Dok koristite sustav, prikupljamo podatke vezane uz terete, operacije flote, dispečerske zapise, fakturiranje, dodjele vozača, evidencije održavanja, sigurnosne preglede i ostale poslovne podatke koje unosite.
• Telematika vozila i flote: Putem integracija s pružateljima telematike (poput Samsare) prikupljamo GPS lokacijske podatke u stvarnom vremenu, dijagnostiku vozila, potrošnju goriva, radne sate motora i metrike ponašanja vozača u svrhu upravljanja flotom i usklađenosti sa sigurnosnim propisima.
• Lokacijski podatci mobilne aplikacije: Uz vaše dopuštenje, naša mobilna aplikacija prikuplja lokacijske podatke u svrhu praćenja tereta i upravljanja flotom. Lokacijski podatci koriste se isključivo u operativne svrhe i ne dijele se s trećim stranama, osim ako to zahtijeva zakon ili uz vaš izričit pristanak.
• Obrada dokumenata: Kada prenesete dokumente poput potvrda o cijenama, teretnih listova ili drugih otpremnih dokumenata, obrađujemo te dokumente pomoću usluga umjetne inteligencije radi izvlačenja relevantnih podataka. Izvučeni podatci pohranjuju se unutar vašeg računa u operativne svrhe.
• Regulatorni i javni podatci: Možemo prikupljati javno dostupne podatke iz regulatornih baza podataka poput FMCSA (Federal Motor Carrier Safety Administration) radi provjere vjerodajnica prijevoznika, sigurnosnih ocjena i statusa usklađenosti.
• Zapisi komunikacija: Kada se glasovne značajke ili značajke za razmjenu poruka koriste putem Platforme (preko pružatelja trećih strana poput Twilia), metapodatci i zapisi poziva mogu se prikupljati u svrhu osiguranja kvalitete i rješavanja sporova.

3. Pravna osnova za obradu (GDPR)

Ako se nalazite u Europskom gospodarskom prostoru (EGP) ili Ujedinjenom Kraljevstvu, vaše osobne podatke obrađujemo na temelju sljedećih pravnih osnova:

• Izvršenje ugovora: Obrada potrebna za pružanje usluga Platforme na koje ste se pretplatili, uključujući upravljanje računom, dispečiranje tereta, praćenje flote, fakturiranje i korisničku podršku.
• Legitimni interes: Obrada potrebna za naše legitimne poslovne interese, uključujući poboljšanje naših usluga, otkrivanje prijevara, osiguranje sigurnosti platforme i provođenje analitike, ako takvi interesi ne prevladavaju nad vašim pravima na zaštitu podataka.
• Zakonska obveza: Obrada potrebna za usklađenost s primjenjivim zakonima i propisima, uključujući propise o sigurnosti prometa (FMCSA, DOT), porezne obveze (IFTA) i zakone o zaštiti podataka.
• Privola: Kada je to potrebno, pribavljamo vašu privolu prije obrade, primjerice za mobilno praćenje lokacije, marketinške komunikacije i neobaveznu AI obradu dokumenata. Privolu možete povući u bilo kojem trenutku kontaktiranjem nas.

4. Kako koristimo vaše podatke

Prikupljene podatke koristimo u sljedeće svrhe:

• Upravljanje, održavanje i poboljšanje X-TMS platforme
• Pružanje korisničke podrške i odgovaranje na upite
• Obrada transakcija, faktura i upravljanje vašim računom
• Upravljanje flotom, dispečerske operacije i praćenje tereta
• AI-potpomognuta obrada dokumenata i izvlačenje podataka iz prenesenih dokumenata
• Provjera regulatorne usklađenosti (FMCSA, DOT, IFTA)
• Razvoj novih značajki i unaprjeđenje postojećih usluga
• Slanje obavijesti vezanih uz uslugu, ažuriranja i notifikacija
• Otkrivanje i sprječavanje prijevara, zlouporabe i sigurnosnih incidenata
• Generiranje izvještaja, analitike i poslovne inteligencije za vaš račun
• Ispunjavanje zakonskih obveza i provođenje naših uvjeta

5. Zapisnici poslužitelja

Kao i većina mrežnih usluga, X-TMS prikuplja standardne zapisnike poslužitelja kada pristupate našoj platformi. To uključuje vašu IP adresu, vrstu i verziju preglednika, davatelja internetskih usluga (ISP), stranice s kojih dolazite i na koje odlazite, vremenske oznake i obrasce navigacije. Ovi podatci koriste se za analitiku, sigurnosni nadzor i poboljšanje performansi platforme.

6. Kolačići i tehnologije praćenja

X-TMS koristi kolačiće i slične tehnologije praćenja kako bi poboljšao vaše iskustvo:

• Neophodni kolačići: Potrebni za autentifikaciju, upravljanje sesijama i osnovnu funkcionalnost platforme. Ovi kolačići ne mogu se onemogućiti.
• Analitički kolačići: Pomažu nam razumjeti kako korisnici koriste našu platformu kako bismo mogli poboljšati performanse i upotrebljivost.
• Kolačići postavki: Pamte vaše postavke i preferencije (npr. jezik, opcije prikaza) između sesija.

Postavke kolačića možete upravljati putem postavki preglednika. Onemogućavanje neophodnih kolačića može utjecati na funkcionalnost platforme.

7. Pružatelji usluga trećih strana i dijeljenje podataka

X-TMS dijeli podatke s pružateljima usluga trećih strana isključivo koliko je to potrebno za rad Platforme. Ne prodajemo vaše osobne podatke trećim stranama. Sljedeće kategorije pružatelja mogu primati ili obrađivati vaše podatke:

• Obrada plaćanja: Stripe, Inc. obrađuje sve platne transakcije. X-TMS ne pohranjuje brojeve kreditnih kartica niti podatke o bankovnim računima. Stripeove prakse privatnosti regulirane su Stripeovom Politikom privatnosti.
• Telematika flote: Samsara, Inc. pruža GPS praćenje vozila, telematiku i ELD podatke. Dijele se podatci koji uključuju identifikatore vozila i dodjele vozača potrebne za integraciju praćenja flote.
• AI obrada dokumenata: Google (Gemini), OpenAI i Anthropic (Claude) obrađuju prenesene dokumente poput potvrda o cijenama za automatizirano izvlačenje podataka. Sadržaj dokumenata prenosi se tim pružateljima na obradu i ne zadržava se od njihove strane nakon sesije obrade, u skladu s njihovim politikama privatnosti.
• Usluge e-pošte: Twilio SendGrid isporučuje transakcijske i obavijestne e-poruke u naše ime. Adrese e-pošte primatelja i sadržaj poruka dijele se u svrhu isporuke.
• Glasovne komunikacije: Twilio pruža glasovne usluge i usluge razmjene poruka. Metapodatci poziva i snimke (ako su omogućene) obrađuju se putem Twilia.
• Infrastruktura u oblaku: Naša Platforma hostirana je na infrastrukturi pružatelja usluga u oblaku koji pohranjuju i obrađuju sve podatke Platforme prema strogim ugovornim obvezama zaštite podataka.

Svi pružatelji trećih strana obvezani su ugovorima o obradi podataka i zabranjeno im je koristiti vaše podatke u svrhe osim pružanja usluga za X-TMS.

8. Međunarodni prijenos podataka

X-TMS primarno obrađuje podatke u Sjedinjenim Američkim Državama. Ako pristupate Platformi izvan Sjedinjenih Američkih Država, uključujući iz Europskog gospodarskog prostora (EGP), Ujedinjenog Kraljevstva ili drugih jurisdikcija sa zakonima o zaštiti podataka, vaši podatci bit će preneseni u i obrađivani u Sjedinjenim Američkim Državama.

Za prijenose iz EGP-a/UK-a oslanjamo se na Standardne ugovorne klauzule (SUK) koje je odobrila Europska komisija, ili druge pravno priznate mehanizme prijenosa, kako bismo osigurali odgovarajuću razinu zaštite vaših podataka. Korištenjem Platforme potvrđujete i pristajete na prijenos i obradu vaših podataka kako je opisano u ovoj politici.

9. Vaša prava (CCPA)

Ako ste stanovnik Kalifornije, imate posebna prava prema Kalifornijskom zakonu o privatnosti potrošača (CCPA):

• Pravo na uvid: Možete zatražiti otkrivanje kategorija i konkretnih osobnih podataka koje smo prikupili o vama.
• Pravo na brisanje: Možete zatražiti brisanje osobnih podataka koje smo prikupili od vas, uz određene iznimke.
• Pravo na odustajanje: Možete se usprotiviti prodaji vaših osobnih podataka. X-TMS ne prodaje osobne podatke trećim stranama.
• Pravo na nediskriminaciju: Nećemo vas diskriminirati zbog ostvarivanja bilo kojeg vašeg CCPA prava.

Za ostvarivanje ovih prava, kontaktirajte nas na office@xtms.app. Provjerit ćemo vaš identitet i odgovoriti u roku od 45 dana od primitka vašeg provjerljivog zahtjeva, kako zahtijeva CCPA. U određenim okolnostima, taj rok možemo produžiti za dodatnih 45 dana uz prethodnu obavijest.

10. Vaša prava (GDPR)

Ako se nalazite u Europskom gospodarskom prostoru (EGP) ili Ujedinjenom Kraljevstvu, imate sljedeća prava prema Općoj uredbi o zaštiti podataka (GDPR):

• Pravo pristupa: Zatražite kopiju osobnih podataka koje imamo o vama.
• Pravo na ispravak: Zatražite ispravak netočnih ili nepotpunih osobnih podataka.
• Pravo na brisanje: Zatražite brisanje vaših osobnih podataka pod određenim uvjetima.
• Pravo na ograničenje obrade: Zatražite ograničenje obrade vaših osobnih podataka.
• Pravo na prigovor: Usprotivite se obradi vaših osobnih podataka u određene svrhe.
• Pravo na prenosivost podataka: Zatražite prijenos vaših podataka drugom pružatelju usluga u strojno čitljivom formatu.

Za ostvarivanje ovih prava, kontaktirajte nas na office@xtms.app. Odgovorit ćemo u roku od mjesec dana od primitka vašeg zahtjeva. Ako smatrate da su vaša prava povrijeđena, imate pravo podnijeti pritužbu nadležnom nadzornom tijelu za zaštitu podataka.

11. Privatnost djece

X-TMS je platforma namijenjena poslovnim korisnicima u sektoru transporta i logistike. Naše usluge nisu usmjerene prema osobama mlađim od 18 godina i ne prikupljamo svjesno osobne podatke od maloljetnika. Ako saznamo da smo prikupili podatke od osobe mlađe od 18 godina, poduzet ćemo korake za promptno brisanje tih podataka. Ako smatrate da nam je maloljetnik pružio osobne podatke, kontaktirajte nas na office@xtms.app.

12. Sigurnost podataka

Primjenjujemo sigurnosne mjere u skladu s industrijskim standardima kako bismo zaštitili vaše osobne podatke, uključujući:

• Enkripciju podataka u prijenosu (TLS/SSL) i u mirovanju
• Sigurnu infrastrukturu s kontrolama pristupa i nadzorom
• Redovite sigurnosne procjene i testiranja ranjivosti
• Kontrole pristupa temeljene na ulogama unutar platforme

Iako nastojimo zaštititi vaše podatke, nijedna metoda elektronskog prijenosa ili pohrane nije 100% sigurna. Ne možemo jamčiti apsolutnu sigurnost, ali smo posvećeni održavanju najviših praktičnih standarda.

13. Obavijest o povredi podataka

U slučaju povrede podataka koja utječe na vaše osobne podatke, X-TMS će:

• Obavijestiti pogođene korisnike bez nepotrebnog odgađanja i najkasnije u roku od 72 sata nakon saznanja o povredi, kako zahtijeva GDPR
• Obavijestiti nadležno nadzorno tijelo kada to zahtijeva primjenjivi zakon
• Pružiti opis prirode povrede, kategorija i približnog broja pogođenih ispitanika, vjerojatnih posljedica te poduzetih ili predloženih mjera za rješavanje povrede
• Postupiti u skladu sa svim primjenjivim zakonima o obavještavanju o povredama podataka, uključujući obavještavanje nadležnih državnih odvjetnika gdje je to potrebno

14. Zadržavanje podataka

Vaše osobne podatke zadržavamo dok je vaš račun aktivan ili koliko je potrebno za pružanje usluga. Nakon zatvaranja računa, podatke zadržavamo najmanje tri (3) godine u zakonske, regulatorne, računovodstvene ili legitimne poslovne svrhe, uključujući usklađenost sa zahtjevima FMCSA za vođenje evidencija. Nakon isteka razdoblja zadržavanja, podatci mogu biti arhivirani, anonimizirani ili trajno izbrisani.

Možete zatražiti trajno brisanje vaših podataka kontaktiranjem nas na office@xtms.app, osim ako je zadržavanje zakonom propisano ili opravdano legitimnim poslovnim svrhama poput računovodstvenih evidencija, regulatorne usklađenosti ili rješavanja sporova u tijeku.

15. AI i automatizirana obrada

X-TMS koristi usluge umjetne inteligencije za obradu prenesenih dokumenata (poput potvrda o cijenama i teretnih listova) radi automatiziranog izvlačenja podataka. Ova obrada obavlja se putem pružatelja AI usluga trećih strana kako je opisano u Odjeljku 7. Trebali biste biti svjesni sljedećeg:

• Podatci izvučeni pomoću AI-ja mogu sadržavati pogreške ili netočnosti. Vi ste odgovorni za pregled i provjeru svih AI-obrađenih podataka prije nego se na njih oslonite pri donošenju poslovnih odluka.
• Preneseni dokumenti šalju se pružateljima AI usluga isključivo u svrhu obrade i ne koriste se za obuku AI modela, u skladu s uvjetima obrade podataka pojedinog pružatelja.
• Zadržavate puno vlasništvo nad svim prenesenim dokumentima i iz njih izvučenim podatcima.
• Možete odbiti AI obradu dokumenata i umjesto toga ručno unijeti podatke.

16. Izolacija podataka između korisnika

X-TMS djeluje kao višekorisnička platforma u kojoj su podatci svakog korisnika logički izolirani od podataka drugih korisnika. Vaši poslovni podatci, uključujući terete, evidencije flote, podatke o klijentima, fakture i sve ostale operativne podatke, dostupni su samo ovlaštenim korisnicima unutar vaše organizacije. X-TMS primjenjuje kontrole pristupa temeljene na ulogama i atributima radi provođenja izolacije podataka između korisnika.

17. Izmjene ove politike

X-TMS zadržava pravo ažuriranja ove Politike privatnosti u bilo kojem trenutku. Kada napravimo izmjene, ažurirat ćemo datum "Posljednje ažuriranje" na vrhu ove stranice i možemo vas obavijestiti putem platforme ili e-poštom. Preporučujemo da povremeno pregledate ovu politiku kako biste bili informirani o načinu na koji štitimo vaše podatke.

18. Kontaktirajte nas

Ako imate pitanja, nedoumice ili zahtjeve vezane uz ovu Politiku privatnosti ili naše prakse obrade podataka, kontaktirajte nas na:

SNX Solution LLC
30 N Gould St Ste R
Sheridan, WY 82801, USA
E-pošta: office@xtms.app